قبلا گفتیم که قسمتی از کار حسابداری جمع آوری و ثبت و طبقه‌بندی اطلاعات مالی است . در سند حسابداری اطلاعات مالی جمع آوری می‌شود، در دفاتر روزنامه ثبت می‌گردد و در دفاتر کل و معین در واقع این اطلاعات طبقه‌بندی می‌شود. دفتر کل دفتری است که حساب‌ها پس از ثبت و طبقه‌بندی به طور جداگانه در آن نگهداری می‌شود.
عنوان حساب که در بالای صفحات نام حساب و در صورت داشتن کدینگ شماره کد حساب درج می‌گردد.
ستون تاریخ که در آن تاریخ ثبت شده در سند حسابداری و دفتر روزنامه که در واقع همان تاریخی است که معامله در آن اتفاق افتاده است درج می‌شود.
ستون شرح که شرح مختصری از رویدادهای اتفاق افتاده درآن نوشته می‌شود. اکثریت حسابداران به نوشتن “بشرح دفتر روزنامه” کفایت می‌نمایند.
برای هر حساب دفتر کل که شامل حساب‌های متعددی است می‌توان دفاتر متعدد و یا کارت‌های متعددی از حساب معین ایجاد نمود. بطور مثال دفتر معین بدهکاران که شامل حساب تفضیلی بدهکاران است و یا حساب معین موجودی نقد و بانک که در آن جهت هر حساب بانکی یک صفحه جداگانه ایجاد می‌گردد. باید توجه داشت که جمع مانده دفاتر معین هر حساب باید با مانده حساب دفتر کل همان حساب برابر باشد .
فرم دفتر معین عینا مانند دفتر کل است بجز عنوان آن که با دفتر معین مشخص می‌شود. دفاتر معینی که معمولا شرکت‌ها و موسسات نگهداری می‌نمایند شامل دفاتر معین موجودی نقد و بانک، بدهکاران، اموال و بستانکاران است .
نویسنده: محمدحسین صفایی
